Privacy- en cookieverklaring

Wie zijn wij

Mastercard Hotelnacht wordt georganiseerd door HBMEO B.V., Reguliersgracht 56, 1017 LT Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27188914 (hierna “wij”). Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven. Vragen? Mail naar info@hotel-night.com.

Voor wie is deze verklaring

Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken in verband met Mastercard Hotelnacht: bezoekers van hotel-night.com en de app, kopers van arrangementen en tickets, mensen die een programmaonderdeel reserveren, bezoekers van het evenement, ontvangers van onze nieuwsbrief en contactpersonen van deelnemende hotels, spots en partners.

Mastercard Hotelnacht is alleen toegankelijk voor bezoekers van 18 jaar en ouder. Wij verwerken niet bewust gegevens van jongere personen.

Welke gegevens wij gebruiken, waarvoor en op welke grondslag

Hieronder staat per situatie welke gegevens wij verwerken, waarom en op welke grondslag uit de AVG.

Je geboortedatum gebruiken wij alleen om te controleren dat je 18 jaar of ouder bent. Wij geven die niet door aan hotels of spots.

Foto’s en video’s tijdens het evenement

Tijdens Mastercard Hotelnacht maken wij en door ons ingeschakelde fotografen foto’s en video’s. Die gebruiken wij voor verslaglegging en promotie van Mastercard Hotelnacht, bijvoorbeeld op onze website, in de app, op sociale media, in de nieuwsbrief en in persberichten. Wij kiezen geen beelden waarop je herkenbaar in een nadelige situatie staat. Wil je niet herkenbaar in beeld, of wil je dat een foto van jou wordt verwijderd? Laat het de fotograaf weten of mail naar info@hotel-night.com.

Aan wie wij gegevens doorgeven

Het hotel of de spot waar je boekt of reserveert. Als je een arrangement boekt, geven wij je naam, woonadres, e-mailadres, verblijfsdata en het aantal personen door aan het hotel. Het hotel heeft die nodig om je verblijf te regelen; aan je woonadres ziet het hotel bijvoorbeeld of je in Amsterdam woont en dus geen toeristenbelasting hoeft te betalen. Reserveer je een programmaonderdeel, dan geven wij je naam, e-mailadres en het aantal plaatsen door aan het hotel of de spot. Het hotel of de spot is zelf verantwoordelijk voor wat het met die gegevens doet en informeert je daar zelf over. Voor marketing mag het hotel of de spot je alleen benaderen als je daar toestemming voor gaf.

Dienstverleners die in onze opdracht werken. CM.com (ticketverkoop, betalingen en scan-app), Vercel en Cloudflare (hosting en beveiliging van website en app), Jotform (formulieren), Mailchimp (nieuwsbrief) en Google (e-mail en documenten). Met hen hebben wij een verwerkersovereenkomst; zij mogen je gegevens alleen voor ons gebruiken. Scant een hotel of spot tickets in onze opdracht, dan ziet de medewerker die scant je naam en ticketgegevens; het hotel of de spot mag die alleen gebruiken om je ticket te controleren.

Instanties. Als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld bij een vordering van de politie.

Wij verkopen je gegevens niet. Mastercard, de naamgevende partner van het evenement, ontvangt van ons geen persoonsgegevens, alleen cijfers die niet tot jou te herleiden zijn.

Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners, zoals Vercel, Cloudflare, Mailchimp en Google, zijn Amerikaanse bedrijven en kunnen gegevens (ook) buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij staan dat alleen toe als daarvoor een geldige grondslag is volgens de AVG. Bij deze dienstverleners is dat het EU-VS Data Privacy Framework, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als aanvullende waarborg. Gegevens die je via onze formulieren invult, slaan wij op in de EU. Wil je weten welke waarborgen wij gebruiken? Mail ons.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• boekings-, ticket- en reserveringsgegevens, inclusief je geboortedatum: tot 12 maanden na afloop van de editie waarvoor je boekte;
• gegevens die wij voor de administratie moeten bewaren, zoals betalingen en facturen: 7 jaar, zoals de wet voorschrijft;
• toestemming voor nieuws en de nieuwsbrief: zolang je toestemming geldt; het bewijs daarvan en je afmelding niet langer dan nodig om dat aan te tonen;
• scangegevens: CM.com bewaart een registratie van elke scan 30 dagen, waarbij je persoonsgegevens worden afgeschermd;
• contactberichten: tot 12 maanden nadat je vraag is afgehandeld;
• gegevens van contactpersonen van hotels, spots en partners: zolang wij met je organisatie samenwerken of een volgende samenwerking redelijkerwijs verwachten. Wij werken ze bij of verwijderen ze als wij horen dat je er niet meer werkt, of als je daarom vraagt. Aanmeldingen, overeenkomsten en facturen horen bij onze administratie en bewaren wij 7 jaar;
• foto’s en video’s: zolang ze relevant zijn voor verslaglegging en promotie, of tot je bezwaar maakt.

Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om je gegevens te beveiligen. Alleen medewerkers die je gegevens voor hun werk nodig hebben, hebben er toegang toe, met een persoonlijk account. Gegevens worden via beveiligde verbindingen verstuurd en opgeslagen in beveiligde systemen. Met hotels en spots hebben wij afspraken gemaakt over beveiliging, bewaartermijnen en het melden van datalekken.

Cookies

Onze website en app gebruiken geen analytische cookies en geen marketing- of trackingcookies. Wij gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken; daarvoor is geen toestemming nodig.

Hoeveel mensen onze website en app bezoeken, zien wij via de statistieken van onze hostingpartijen (Vercel en Cloudflare) en van ons contentmanagementsysteem. Die werken zonder cookies en tonen alleen totalen, zoals het aantal bezoeken per pagina, niet wie je bent.

Je kunt cookies altijd verwijderen via de instellingen van je browser.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• te weten welke gegevens wij van je hebben en een kopie te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• gegevens te laten verwijderen, als wij ze niet meer hoeven te bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, zoals foto’s en de gegevens van zakelijke contactpersonen;
• je toestemming in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerking daarvoor;
• gegevens die je zelf aan ons gaf in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorsturen.

Mail je verzoek naar info@hotel-night.com. Wij reageren binnen een maand. Wij kunnen je vragen te bevestigen wie je bent, maar vragen geen kopie van je identiteitsbewijs als dat niet nodig is. Gaat je verzoek over wat een hotel of spot met je gegevens doet, neem dan ook contact op met dat hotel of die spot.

Klacht

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze werkwijze of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen laten wij dat ook op een andere manier weten.

Contact

HBMEO B.V.
Mastercard Hotelnacht
Reguliersgracht 56, 1017 LT Amsterdam
info@hotel-night.com
KvK 27188914