Deelnamevoorwaarden

Algemeen

Mastercard Hotelnacht 2027 vindt plaats op 16–17 januari 2027 en wordt georganiseerd door HBMEO B.V. (hierna “Mastercard Hotelnacht”).

• Hotels en spots die door Mastercard Hotelnacht zijn geselecteerd (dat wil zeggen: die volgens de organisatie passen bij het profiel van het festival) kunnen zich aanmelden voor deelname, onder deze voorwaarden.
• Een spot is een zelfstandige locatie, zoals een restaurant, café, bar, club, patisserie of wellnessvoorziening, die geen onderdeel is van een deelnemend hotel. Outlets van een deelnemend hotel (de restaurants, bars, spa en dergelijke) doen mee als onderdeel van de deelname van dat hotel.
• Voor deelname geldt een deelnamefee per hotel of per spot. De hoogte daarvan wordt bij de aanmelding bekendgemaakt.
• Waar deze voorwaarden spreken van de “Mastercard Hotelnacht-kanalen”, gaat het om de officiële verkoop- en communicatiekanalen die Mastercard Hotelnacht daarvoor aanwijst.
• Alle materialen (waaronder beeld, video en tekst) die deelnemende hotels en spots aanleveren, worden geacht volledig vrijgegeven te zijn voor gebruik. Mastercard Hotelnacht aanvaardt geen aansprakelijkheid voor aanspraken van derden in dit verband.
• Met de aanmelding gaat het deelnemende hotel of de deelnemende spot akkoord met deze voorwaarden en met de overeenkomst gegevensuitwisseling van Mastercard Hotelnacht, in de versies die gelden op het moment van aanmelding.
• Voor de uitwisseling van persoonsgegevens, en voor de aansprakelijkheid die daarmee samenhangt, geldt de overeenkomst gegevensuitwisseling. Bij strijdigheid gaat die overeenkomst op die punten voor.
• Bij een ernstige of herhaalde schending van de overeenkomst gegevensuitwisseling kan Mastercard Hotelnacht de deelname van het hotel of de spot met onmiddellijke ingang beëindigen. De deelnamefee blijft dan verschuldigd en wordt niet terugbetaald.

Hotels

Geselecteerde hotels melden zich aan door in te stemmen met een vast kamertarief voor gasten van Mastercard Hotelnacht en een deelnamefee voor het hotel, onder de volgende voorwaarden:

• Deelnemende hotels wordt gevraagd minimaal 25% van hun totale kameraanbod beschikbaar te stellen.
• Mastercard Hotelnacht-arrangementen kunnen alleen worden geboekt via de Mastercard Hotelnacht-kanalen; losse verkoop van kamers is niet toegestaan.
• Kamers die aan Mastercard Hotelnacht zijn toegewezen, worden niet gerestitueerd en mogen niet worden gewijzigd of geannuleerd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming (info@hotel-night.com).
• Boekingen die niet voldoen (of niet blijken te voldoen) aan de boekingsvoorwaarden worden door Mastercard Hotelnacht geannuleerd. Let op: alleen de laatste boekingsupdate die hotels kort voor het festivalweekend ontvangen, bevat de definitieve reserveringen. Eerdere overzichten zijn ter informatie en om tijdig met gasten te kunnen communiceren.
• Kamers en eventuele extra diensten (zoals ontbijt) die Mastercard Hotelnacht verkoopt, worden na het festivalweekend met de deelnemende hotels afgerekend; gasten hebben alle kamers en extra’s dan volledig vooruitbetaald.
• Hotels worden aangemoedigd ontbijt in het aanbod op te nemen, maar dat is niet verplicht.
• Het vaste kamertarief voor Mastercard Hotelnacht is €160 per tweepersoonskamer (incl. btw). Let op: toeristenbelasting geldt niet voor inwoners.
• Voor eventuele speciale VIP-arrangementen binnen het Priceless-programma van Mastercard worden met deelnemende hotels aparte afspraken gemaakt.

Spots

• Spots melden zich per spot aan, met een voorstel voor hun Mastercard Hotelnacht-programma tijdens het festivalweekend, zoals een event, workshop, speciaal menu of andere activatie. Mastercard Hotelnacht beoordeelt elk voorstel en keurt het goed of af. Alleen spots met een goedgekeurd voorstel nemen deel.
• Meerdere spots kunnen in één aanmelding worden aangemeld, elk met een eigen voorstel. De deelnamefee per spot wordt na goedkeuring van het voorstel gefactureerd.
• Mastercard Hotelnacht brengt deelnemende spots onder de aandacht in de periode voorafgaand aan het festival, in het bijzonder tijdens het festivalweekend, en daarna tot 1 april 2027.

Campagne

Mastercard Hotelnacht voert een zelfstandige, overkoepelende PR- en marketingcampagne voor het hospitalityfestival.

De promotie van deelnemende hotels en spots via de Mastercard Hotelnacht-kanalen loopt door tot 1 april 2027. Daarna kan de promotie voor een jaar worden verlengd. Mastercard Hotelnacht informeert deelnemers daar tijdig over.

Passe-partouts

Een passe-partout (Mastercard Hotelnacht Ticket) geeft festivalbezoekers toegang tot alle events van deelnemende hotels en spots, zolang de capaciteit van de locatie dat op het moment van binnenkomst toelaat. Passe-partouts zijn uitsluitend verkrijgbaar via de Mastercard Hotelnacht-kanalen. Bij het Mastercard Hotelnacht-arrangement, dat vanaf het Presale Weekend eveneens uitsluitend via de Mastercard Hotelnacht-kanalen verkrijgbaar is, zijn twee (2) Mastercard Hotelnacht Tickets inbegrepen.

Mastercard Hotelnacht-events

• Deelnemende hotels worden aangemoedigd, maar zijn niet verplicht, een Mastercard Hotelnacht-event te organiseren. Voor spots is het goedgekeurde programmavoorstel onderdeel van de deelname (zie Spots).
• De opbrengst van passe-partouts draagt bij aan de organisatie van Mastercard Hotelnacht. Deze tickets geven toegang tot alle events; hotels en spots mogen geen entree vragen en geen eigen tickets verkopen. Alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van Mastercard Hotelnacht (info@hotel-night.com) mag een hotel of spot een eigen gastenlijst hanteren.
• Bij Mastercard Hotelnacht-events mogen hotels en spots alleen eten en drinken (F&B) in rekening brengen.
• Reserveringen voor Mastercard Hotelnacht-events (zoals workshops, brunches en diners) kunnen alleen via de Mastercard Hotelnacht-kanalen worden gemaakt. Verdere communicatie en eventuele aanbetalingen kan het hotel of de spot zelf afhandelen.
• Gasten van een hotel of spot (bijvoorbeeld omdat zij er overnachten of dineren) hebben toegang tot het eigen Mastercard Hotelnacht-event van die locatie. Voor events op andere locaties is een passe-partout nodig.

Overige voorwaarden

• Hotels en spots geven hosts van Mastercard Hotelnacht onbeperkt toegang om hun werk te doen. Een warm welkom wordt gewaardeerd.
• Mastercard maakt als hoofdpartner Mastercard Hotelnacht mogelijk. Betalingen voor F&B tijdens events gebeuren daarom met een kaart of mobiel (creditcard of debitcard); eigen munten of cashsystemen zijn niet toegestaan. Contante betaling wordt ontmoedigd.
• Ook andere partners dragen bij aan Mastercard Hotelnacht. Mastercard Hotelnacht promoot alleen de officiële partners van de betreffende editie.
• Hotels en spots mogen altijd met hun eigen leveranciers werken en die op de eigen locatie zichtbaar maken. In uitingen van Mastercard Hotelnacht, waaronder de naam en beschrijving van een event, worden alleen merken genoemd die daarvoor een marketingbijdrage betalen.
• Een merk kan locatiepartner worden van een deelnemend hotel of een deelnemende spot. Een locatiepartner mag worden genoemd in de naam en de beschrijving van het Mastercard Hotelnacht-event op die locatie. Voor een locatiepartnerschap geldt een aparte marketingbijdrage; informatie via info@hotel-night.com.
• Tijdens Mastercard Hotelnacht worden foto- en video-opnamen gemaakt. Vooraf is niet aan te geven wanneer of waar. Dit materiaal kan worden gebruikt op sociale media, in promotiemateriaal en in aftermovies om het festival, de deelnemende hotels en spots en de partners te laten zien. Deelnemende hotels en spots zijn verantwoordelijk voor het informeren van hun gasten. Mastercard Hotelnacht aanvaardt geen aansprakelijkheid voor aanspraken in dit verband. Hoe Mastercard Hotelnacht met deze opnamen omgaat, staat in de privacyverklaring.
• Elk hotel en elke spot is verantwoordelijk voor een veilige en prettige omgeving voor het eigen personeel, het personeel van Mastercard Hotelnacht en festivalbezoekers.

Deze voorwaarden zijn bedoeld om het succes en de kwaliteit van Mastercard Hotelnacht te waarborgen, nu en in de toekomst.

Aanmelding

Geselecteerde hotels en spots kunnen zich voor Mastercard Hotelnacht 2027 aanmelden via het online aanmeldformulier; spots dienen daarin per spot hun programmavoorstel in. De link naar het formulier wordt hier binnenkort geplaatst. Vragen: info@hotel-night.com.